فن التعامل مع الدبلوماسيين… ستُّ أساسيات للتعامل مع الدبلوماسيين
فن التعامل مع الدبلوماسيين أو البروتوكول ليس غاية في حدّ ذاته، بل هو وسيلة يستطيع من خلالها جميع النّاس من جميع الثّقافات التّواصل مع بعضهم البعض، والتّركيز على المحتوى الذي يقدّمونه بدل الاهتمام بتفاصيل الحركات، والإشارات، وقواعد السّلام والتّعارف، إلى آخره من الشّكليّات المهمّة، والبروتوكول في الواقع مثل إطارٌ الصّورة.
من ناحية فن التعامل مع الدبلوماسيين هناك أشياء قليلة تثير القلق لدى موظفي السّفارة أو البعثات الجديدة، تستند قواعد وعمليات البروتوكول في الأساس إلى التّفكير والحسِّ السّليم، والأخلاق الحميدة، والالتزام بقواعد البروتوكول تجعل مهمّة الموظّف أسهل، وفيما يلي بعض من قواعد فن التعامل مع الدبلوماسيين
فن التعامل مع الدبلوماسيين في تقديم الشّخص
الغرض من هذه المقدّمات هو تبادل الأسماء بين النّاس بحيث يُمكن متابعة المحادثة من دون مقاطعة، ويستخدم فقط أوّل اسمين لهذه المقدّمات مثلًا السّيّد فلان وزوجته، أو يمكن إضافة تعريف بسيط جدًّا عن المسمّى الوظيفيّ، على سبيل المثال أنا السّيّد فلان وأعمل في نائبًا للقنصل، والرّدُّ يكون عن طريق جملة واحدة أو ابتسامة، مثلًا سررت بمعرفتك أو من اللّطيف الالتقاء بك، إذا نسي أحد اسم الشّخص الذي يحدّثه لا يجب عليه سؤاله عن اسمه بل يقدّم نفسه أنا السّيّد فلان، وأعتقد أنّنا التقينا في حفلة سابقة، وعندها سيردُّ الشّخص الآخر باسمه من دون الحاجة إلى سؤاله.
فن التعامل مع الدبلوماسيين قبل الوصول عندهم
عندما يتلقّى موظّف منصبًا جديدًا يجب عليه إرسال رسالة رسميّة إلى رئيس البعثة، ويعبّر فيها عن اهتمامه بالمهمّة الجديدة، ومن الأفضل سؤال الموظّف السّابق عن جميع الزّملاء في الفريق الجديد، قبل التّعرّف إليهم مباشرة.
فن التعامل مع الدبلوماسيين عند الوصول
قبل الوصول إلى مكان العمل الجديد يجب إبلاغ المسؤولين عن المواصلات والإقامة في الفندق، أو السّكن المؤقّت، وتسهيل أمور الجمارك والمطار، حتّى يتمكّنوا من إجراء التّرتيبات اللّازمة للوصول. بعد الوصول بفترة وجيزة سيلتقي الموظّف الجديد بموظّفين لتقديم المشورة له، إمّا عن طريق الهاتف أو المقابلة الشّخصيّة.
فن التعامل مع الدبلوماسيين في الترحيب
كل وظيفة لديها طريقة تقليديّة خاصّة بها لتحية الوافدين الجدد، وتعريفهم بأعضاء البعثة الآخرين، وسيقوم موظف أو مجموعة موظّفين بمرافقة القادم الجديد وتعريفه على كبار المسؤولين في البعثة، وعلى زملائه في المكتب، وعلى أفراد عائلة البعثة، ويُمكن تنظيم حفلات استقبال دوريّة؛ لاستقبال الموظّفين الجدد وتعرّفهم على بعضهم.
فن التعامل مع الدبلوماسيين في اجراء اتصالات
الغرض من إجراء المكالمات الهاتفيّة هو تقديم الموظّف الجديد، وهناك نوعان من المكالمات الهاتفيّة، الأولى مكالمات رسميّة إلى مكاتب العمل، والثّانية مكالمات اجتماعيّة، أو مقابلات العمل والاجتماعات في المكتب أو في مكان إقامة المسؤول، قديمًا كانت تُرسل الدّعوة في البريد مع بطاقات بريديّة، ولكن الآن الطّريقة الأساسيّة للدّعوة هي الاتّصال على الهاتف فقط.
فن التعامل مع الدبلوماسيين عن طريق بطاقات العمل
بطاقة العمل التقليدية هي التي تحمل اسمًا وعنوانًا واحدًا فقط، إذا كان ذلك مناسبًا قد تكون بطاقة العمل أكثر تنوّعًا، وقد تتضمّن بطاقة العمل الاسم، والرّتبة، أو اللّقب الدّبلوماسيّ، واسم المكتب أو القسم، وعنوان العمل، وأرقام الهاتف والفاكس، وعنوان البريد الإلكترونيّ، ولا تحتوي على الألقاب مثل السّيّد أو السّيّدة.
المراجع
