فن التعامل مع الوقت… ستّة أساسيّات للتّعامل مع الوقت بفاعليّة

فن التعامل مع الوقت هو عمليّة تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم ساعات اليوم بين أنشطة محدّدة، تُساعد إدارة الأوقات على العمل بشكل أكثر ذكاءً، بحيث تُنجَز عديد من المهامِّ في وقت أقلّ، حتّى عندما يكون الوقت ضيّقًا وتكون الضّغوط عالية، وعدم معرفة فن التعامل مع الوقت يضرُّ بفاعليّة الأداء، ويزيد الإجهاد.

بما أنّ الجميع يملكون 24 ساعة في اليوم، قد يتسائل الكثيرون، لماذا يُحقّق البعض إنجازات استثنائيّة؟ والجواب ببساطة لأنّهم يتعاملون مع الوقت بشكل استثنائيّ. إنّ إنفاق بعض الوقت في تعلّم فن التعامل مع الوقت، سيكون له فوائد ضخمة على المدى القريب والبعيد، وفيما يلي بعض أساليب فن التعامل مع الوقت:

تجنُّب المهامِّ المُشتركة

من أساليب فن التعامل مع الوقت هي إدارته بشكل أكثر فاعليّة، حتّى لا تتأخّر المهامُّ، وتأخذ أكثر من الوقت الذي تحتاجه، ومن أساليب إدارة الوقت الاحتفاظ بجدول المهامِّ، وأهمّيّة هذا الجدول تكمن في عدم نسيان أيِّ مهمّة، وتحديد أولويّات المهامِّ، وتقسيم المهامِّ الكبيرة إلى مهمّات صغيرة يسهُل إنجازها في أقصر وقت ممكن، وبأكبر جودة. يُمكن استخدام جدول المهامِّ التّقليديّ، أو استخدام أحد برامج وتطبيقات تنظيم الوقت المنتشرة.

يجب وضع أهداف شخصيّة

أحد أساليب فن التعامل مع الوقت هو وضع جدول زمنيّ قصير المدى، وآخر طويل المدى، لما يُريد الشّخص أن يكون عليه خلال مدّة معيّنة، على سبيل المثال بعد ستّة أشهر، أو في مثل هذا الوقت من العام المقبل، أو بعد 10 سنوات، وهذه خطوة ضروريّة جدًّا، لأنّ تحديد وقت للأهداف يُساعد على منح الأهداف وجهة ورؤية للعمل عليها، والتّأكُّد من أنّ هذه الأهداف تستحقُّ التّعب والوقت، أم لا تستحقُّ.

تحديد الأولويّات وتناسبها مع الوقت

من أساليب فن التعامل مع الوقت ترتيب الأولوّيات، ومن الصّعب أحيانًا معرفة المُهمِّ من الأهمِّ، أو العاجل وغير العاجل، ولكن من الضّروريّ جدًّا معرفة التّفريق بينها ليُرتّبها الشّخص، ويُنجزها بالتّرتيب. إحدى الأدوات التي تُساعد في تحديد الأولوّيات بشكل فعّال هي مصفوفة الأولوّية.

يجب التّحكُّم بالمُلهيات

قد يفقد البعض أكثر من ساعتين كلَّ يوم فقط على المُلهيات، وهذا وقت كبير يُمكن إنجاز شيء مُهمٍّ فيه، بدل التّسلية، وهذه المُلهيات هي الدّردشات، أو رسائل البريد الإلكترونيّ، أو المُكالمات الهاتفيّة.

وأحد خطوات فن التعامل مع الوقت هي السّيطرة والتّركيز على أوقات العمل الضّروريّ، وأوقات الاستراحة والتّسلية، مثلًا إطفاء الإشعارات عن الهاتف الخلويّ، والابتعاد عن التّلفاز.

الابتعاد عن التّسويف قد الإمكان

التّسويف هو تأجيل المهامِّ التي يجب التّركيز عليها، والمماطلة تجعل الشّخص يشعُرُ  بالذّنب لأنّه لم يبدأ بعد، ويُدرك الشّخص لاحقًا أنّ الأوان قد فات، بعد عدم إكمال المهمّة في وقتها. من استراتيجيّات فن التعامل مع الوقت هي محاربة المماطلة، وأوّل خطوة هي إخبار النّفس أنّ العمل سيبدأ بعد عشر دقائق، وبدل التّركيز على المُهمّة كاملة التي تحتاج لساعة أو أكثر لإتمامها، تقسيمها إلى مهامَّ صغيرة أفضل بكثير، ومن الخطوات المهمّة لمحاربة المماطلة هي تنظيم جدول الأعمال المطلوبة، وتدوين كلِّ مهمّة مع وقتها.

يجب قول لا

من أساليب فن التعامل مع الوقت هي رفض الطّلبات التي تتعارض مع جدول المهامِّ اليوميّة، والطّلبات الطّارئة غير الضّروريّة مثل التّسوّق أو الذّهاب إلى دعوة غداء، هذه الأمور الطّارئة تؤدّي إلى ازدحام الجدول وتقليل وقت كلِّ مهمّة، وتقليل الإنتاجيّة، وزيادة الإرهاق.

• المراجع
• https://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_00.htm
• https://www.mindtools.com/pages/article/time-management-mistakes.htm