خطوات لتنظيم الوقت.. هل تواجه صعوبة في تحديد الأشياء من قائمة المهام الخاصة بك، أو إنك تفشل في إكمال جميع المهام التي حددتها للقيام بها خلال اليوم؟ هل تشعر غالبًا أنك لا تحرز أي تقدم نحو تحقيق أهداف حياتك الرئيسية أو أنك بحاجة إلى 48 ساعة يوميًا لإنجاز الأمور؟، إذا كانت إجابتك على أي من هذه الأسئلة بنعم، فأنت بحاجة إلى تحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
خطوات لتنظيم الوقت
- دعونا نوضح منذ البداية أن الأمر لا يتعلق بإدارة وقتك؛ يتعلق الأمر أكثر بإدارة عقلك وتنظيم جهودك ضمن الإطار الزمني اليومي، الوقت يطير ولا يمكنك السيطرة عليه، مفتاح تحقيق أهدافك هو أن تكون أكثر إنتاجية وتستغل كل دقيقة من يومك.
- إذا كنت جادًا في تحقيق أقصى استفادة من يومك، فأنت بحاجة إلى تطوير خطة، أو ما يمكن أن نسميه خارطة طريق، نحو تحقيق أهدافك قصيرة المدى وطويلة المدى، ويجب أن تتضمن الخطة كل شيء، من أهداف حياتك إلى مهامك اليومية.
- أنت بحاجة إلى الاستيقاظ كل يوم لمعرفة ما يجب إنجازه خلال ذلك اليوم ثم العمل الجاد على إكمال المهام المخطط لها حتى يحين وقت النوم مرة أخرى.
تحديد الأولويات:
- انظر إلى الصورة الكبيرة، ما الذي تريد تحقيقه على المدى الطويل على المستويين الشخصي والمهني؟ ماذا تريد أن تغير في حياتك؟ ما هي الجوانب التي يجب أن تعطيها الأولوية؟ ما هي أهدافك؟ ستضعك الإجابات على هذه الأسئلة على المسار الصحيح.
- حاول وضع أهداف ذكية وواضحة وقابلة للتحقيق على قدم المساواة مع قدراتك من خلال وضع خطة مفصلة، مع مراحل متسقة وفترة زمنية محددة مخصصة لكل منها، وحدد المهام اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية التي تحتاج إلى إكمالها من أجل تحقيق كل هدف.
تقسيم المهام:
- الحماس مطلوب، لكن كن واقعيًا، فهناك حدود لما يمكنك تحقيقه كل يوم، فإذا كانت المهمة كبيرة وتستغرق الكثير من الوقت والجهد، فأنت بحاجة إلى تقسيمها إلى مهام أصغر قابلة للتنفيذ ضمن الإطار الزمني الذي حددته.
- واعلم أنك إذا بذلت جهدًا كافيًا لتحقيق واحد بالمائة من هدفك كل يوم، فستحقق أكثر من 90 بالمائة منه في غضون ثلاثة أشهر.
خطط ليومك:
- راجع المهام التي تحتاج إلى إنجازها على مدار اليوم وانشرها عبر جدول زمني، فهناك العديد من التطبيقات التي تسمح لك بإنشاء قوائم المهام: مهام Google و Microsoft To Do To Do List، على سبيل المثال لا الحصر. ستساعدك هذه التطبيقات في إدارة تلك المهام وإكمالها ، وستزيد من كفاءتك وإنتاجيتك على المدى الطويل، ويمكنك أيضًا استخدام ورقة وقلم بدلاً من ذلك.
- حدد إطارًا زمنيًا لكل مهمة بناءً على تقديرك للوقت اللازم لإكمال كل مهمة.
تجميع المهام المتشابهة معًا:
- أثناء التخطيط ليومك، حاول تجميع المهام المتشابهة معًا في إطار زمني واحد، على سبيل المثال، يمكنك العمل على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمكالمات الهاتفية في نفس الساعة، وسيؤدي إكمال هذه المهام المتشابهة خلال فترة زمنية واحدة إلى توفير الكثير من الوقت والجهد.
خصص وقت للاستراحة بين المهام
- التخطيط لوقت الراحة بين المهام سيقلل من التوتر، لأن بعض المهام قد تستغرق وقتًا أطول مما تعتقد، فعشرون إلى ثلاثين دقيقة قد تكون كافية. يمكنك الاستفادة من الاستراحة لالتقاط أنفاسك، أو القيام بالمهام الأقل أهمية، أو ربما الاهتمام بأي أمر عاجل.
المهام الصعبة أولاً:
- قد تعتقد أنه من الأفضل أداء المهام السهلة والسريعة في بداية اليوم وترك المهام الشاقة والأكثر تطلبًا لوقت لاحق، ولكن العكس قد يكون خيارًا أفضل بكثير. كل مهمة تقوم بها، حتى لو كانت مجرد قراءة منشور على وسائل التواصل الاجتماعي أو الرد على رسالة البريد الالكتروني، تستهلك طاقة ذهنية.
- يجب أن تعمل على أصعب مهمة مرتبطة بالهدف الأكثر أهمية في حياتك خلال الساعات الأولى من يومك عندما تكون قدراتك العقلية والجسدية في أفضل حالاتها، وسيؤدي القيام بأصعب المهام إلى رفع ثقتك بنفسك ويمنحك الطاقة اللازمة لإكمال المهام الأسهل خلال بقية اليوم.
- لقد خططت ليومك، أو ربما أسبوعك، أو حتى شهر. الآن، حان وقت التنفيذ، قد تكون أصعب خطوة لكنها الخطوة الأهم، لا تماطل أو تعيد الجدولة، كن واثقًا وابدأ مع التركيز على هدفك النهائي.
التركيز:
- ركز بشكل كامل على كل مهمة أثناء أدائها، فلا تعمل على أكثر من مهمة في نفس الوقت، فقد يؤثر ذلك على إنتاجيتك وجودة عملك. اعزل نفسك عن أي تأثيرات خارجية خلال الفترة التي حددتها للمهمة، ولا تنظر إلى هاتفك المحمول كل بضع دقائق.
إكمال المهام:
- ابذل قصارى جهدك لإكمال أكبر عدد ممكن من المهام اليومية، ويجب أن تصل إلى خط النهاية، هذا سوف يعزز ثقتك بنفسك، وتقبل حقيقة أن النتائج قد لا تكون مثالية في البداية.
مراقبة الوقت وضبط الخطط:
- قد تفشل في إكمال جميع المهام التي خططت لها ليوم واحد، وهذا أمر طبيعي. احتفظ بسجل لما قمت به على مدار اليوم والوقت الذي استغرقته لإكمال كل مهمة.
- سيساعدك هذا على فهم المكان الذي قضيت فيه وقتك ومقدار الوقت الذي قضيته في المهام التي لا تخدم أهدافك، وسيتيح لك أيضًا معرفة مقدار الوقت الذي تحتاجه بالضبط لإنجاز كل مهمة وأوقات اليوم التي تكون فيها أكثر إنتاجية، مما سيساعدك على التخطيط بشكل أفضل في المستقبل.
- بناءً على هذا التحليل، قد تفكر في تقليل عدد المهام اليومية أو حتى تفويض بعضها.
