عدد كبير من اجتماعات العمل تكون مضيعة للوقت إذا لم تنفذ بشكل صحيح، فالاجتماع قد تتعدى مدته الساعتين مما يجعله مرهقاً عاصفاً بذهن المشاركين إذا اقتصر دورهم على الاستماع فقط، لذلك يبحث أصحاب العمل على عدد من الأفكار التي تجعل اجتماعهم مع موظفيهم مثمر ويحقق الأهداف المرجوة منه، نقدم لك أفكار لاجتماعات العمل
أفكار لاجتماعات العمل
1- الالتزام بالمواعيد
– تفشل اجتماعات العمل غالباً بسبب تأخر بعض الأعضاء عن الاجتماع وحضور البعض الآخر والانتظار مما يثير الاستياء لدى البعض ويشتت التركيز لذلك يعتبر الالتزام بالمواعيد من أهم الأمور المتعلقة بعقد اجتماعات العمل.
2- تحديد مسار الاجتماع
– عندما تقوم بتحديد مسار الاجتماع وتوضيح الأمور المهمة التي تريد مناقشتها مع فريق عملك فإن هذا سيعمل على نجاح الاجتماع وتحقيقه الأهداف المرجوة.
3- ابدأ كل اجتماع بالتحدث عن الانجازات
– بدء اجتماع العمل بالإعلان عن بعض الإنجازات الأخيرة أو تقديم الجوائز لأفضل موظف في المكتب، يشعر العاملين بمزيد من الإيجابية تجاه الاجتماع نفسه ويجعلهم أكثر حماسًا للمشاركة.
4- سجل اجتماعات فريقك
– حاول تسجيل كل اجتماع للعمل للتأكد من أنه يتم تحسين الأداء باستمرار، ويمكن أن يتضمن ذلك مطالبة كل موظف بتسجيل تقييمه للاجتماع على هيئة درجات ثم حساب متوسط الدرجة ومعرفة مدى نجاحه، وإذا كانت عناصر الاجتماع قد تم إنجازها، وما إذا كانت هناك نتائج ملموسة للاجتماع، وما إذا كان العاملون يشاركون بآرائهم أثناء الاجتماعات.
– عين شخص لكتابة المهام والقرارات التي يتم إقرارها في الاجتماع.
5- احرص على منح الجميع الوقت للتحدث
– تَقصر العديد من اجتماعات الفريق في إشراك كل موظفيها، حيث يتحدث بعض المشاركين بينما يلتزم آخرون الصمت، لإصلاح ذلك حاول تحديد بضع دقائق من الوقت للجميع من أجل التحدث في الاجتماع.
– يجب على كل مشارك التحدث للحفاظ على توافق الاجتماعات مع أهدافك المتعلقة بالإنتاجية.
– تأكد من السماح للمشاركين في الاجتماع بمعرفة أنهم يجب أن يأتوا مستعدين برؤى مفيدة للاجتماع، وذلك من خلال مشاركة جدول أعمالك مسبقًا مما يتيح للمشاركين فرصة إعداد معلومات ذات صلة بالاجتماع.
– احرص على خلق أجواء ودية وإيجابية خلال الاجتماع حتى يشعر كل موظف مشارك بالراحة، وأنّه يمكنه التعبير عن وجهة نظره بحرية، وأشعره بأن رأيه مهم مما يؤدي للحفاظ على سير النقاش وعدم فقدانك السيطرة.
– اجعل اجتماع فريق عملك اجتماع تفاعلي يقوم على المشاركة.
6- تغيير موقع الاجتماع من حين لآخر
– يمكن أن يساعدك تغيير موقع مكان اجتماع العمل بين الحين والآخر في تنظيم اجتماعات الفريق بشكل أفضل.
7- اسأل موظفيك عن ردود فعلهم
– أفضل طريقة لمواصلة تحسين اجتماعاتك هي أن تسأل موظفيك عما يمكنك القيام به بشكل أفضل، مع تكييف الأساليب الخاصة بك لتحسين كفاءة وإنتاجية اجتماعاتك.
– أطلب منهم قول تعليقاتهم عن العمل بانتظام في نهاية كل اجتماع.
8- اجعل اجتماع العمل أكثر متعة
– إذا أمضيت وقت الاجتماع في تقديم عرض أو قراءة بعض النقاط التي كتبتها في ورقة فإن موظفيك لن يستمعوا لك وسوف يتشتت انتباههم.
– للتغلب على هذا التشتت وللحفاظ على انتباه موظفيك واهتمامهم أحرص على التنويع وإضافة التغييرات لتشجيع الموظفين على المشاركة.
– أحرص على أن تكون مرن خلال اجتماعاتك، وكن منفتحاً على الاقتراحات، والأفكار التي يقدمها موظفيك.
– يمكنك استخدامات وسائط التكنولوجيا الحديثة في اجتماعاتك لجذب انتباه موظفيك والتحسين من كفاءة الاجتماع والأداء.
9- حدد خطط قابلة للتنفيذ في نهاية كل اجتماع
– الهدف الأساسي وراء كل اجتماع هو حل بعض المشاكل والقضايا التي تقابل الموظفين في العمل، والتوصّل لخطط عمل وقرارات جذرية لتنظيم العمل، فاحرص على إنهاء الاجتماع باستنتاجات عملية يمكن تنفيذها.
– احرص على تحليل الاستنتاجات والأفكار التي تم التوصل إليها إلى عدة مهام قابلة للتنفيذ، وقم بتعيين بعض الموظفين المناسبين لتنفيذ تلك المهام.
قد يعجبك: أفكار لشغل أوقات فراغ الأطفال
