السكرتارية هى الشخص الذي يعمل فى مكتب للمساعدة في المراسلات، وتحديد المواعيد، والقيام بالمهام الإدارية، للمزيد تعرف على ماهو مفهوم السكرتارية.
ماهو مفهوم السكرتارية
نشأت كلمة “سكرتير” من الكلمة اللاتينية “Secretarious” التي تعني “الشخص المنوط به سرا” أو “حارس الأسرار”.
إن معنى كلمة “سكرتير” هو “شخص يستخدم في الكتابة أو التعامل في الأعمال”.
لذلك، يعني مصطلح “سكرتير” موظفاً يُعهد إليه عمومًا بمسؤوليات كتابة وتبادل الرسائل والحفاظ على المستندات وأداء الأنشطة السرية، نيابة عن شخص أو أي منظمة.
اليوم تم توسيع نطاق وظائف الأمناء إلى حد كبير.
الآن، وظائفهم ليست محصورة فقط في أداء بعض الوظائف السرية.
لقد تم توظيفهم الآن لأداء العديد من المهام والوظائف المهمة، مثل تنظيم وإجراء الاجتماعات، وكتابة المراسلات، وحفظ السجلات والحسابات، والعمل كقصة أساسية لصاحب العمل وحتى العمل كرئيس تنفيذي لأي تقسيم عمل على مستوى الولاية.
بناءً على مدى المسؤوليات التي يؤديها السكرتير يمكن تصنيفها في العديد من الفئات، مثل السكرتير الخاص وأمناء الشركة، سكرتير الشركة، سكرتير الوزارة، إلخ.
في رأي J.P. Bose ، “يعني مصطلح السكرتير الشخص الذي يكتب سراً نيابة عن الرئيس أو عن هيئة”.
يمكننا أن نستنتج أن السكرتير هو موظف رفيع المستوى براتب يقوم بالعديد من المهام السرية والمهمة لشخص أو لمنظمة.
أنواع السكرتير
اعتمادا على مدى المسؤوليات التي يؤديها السكرتير يمكن تصنيفها في العديد من الفئات.
الفئات الرئيسية للسكرتير هي كما يلي:
-
السكرتير الخاص:
السكرتير الخاص هو الشخص الذي يعمل لأداء بعض الأعمال الشخصية لصاحب العمل.
عمومًا، يقوم كبار المسؤولين في أي منظمة أو الأشخاص المهمين في المجتمع، مثل رجال الأعمال والأطباء والممثلين والممثلات والزعماء السياسيين والمحامين وما إلى ذلك بتعيين سكرتير خاص للحصول على المساعدة في أداء وظائفهم الروتينية.
يقوم السكرتير الخاص بإجراء المراسلات والمحافظة على المستندات المهمة وملؤها وتسجيل المواعيد وتسجيلها وحضور الضيوف والزوار والتعامل مع المكالمات الهاتفية وما إلى ذلك.
-
سكرتير جمعية:
في بعض الأحيان، يُلاحظ أن العديد من الجمعيات، مثل الأندية الثقافية والرياضية، والجمعيات التجارية أو بعض المنظمات الإنسانية تقوم بتعيين السكرتير لإدارة أنشطتهم اليومية.
يعمل هذا النوع من السكرتير إما كمدير تنفيذي أو كمستشار رئيسي للجمعية.
المهام الرئيسية لهؤلاء السكرتير هي توجيه والإشراف على وظائف المرؤسين، وإجراء المراسلات مع الغرباء، والحفاظ على الوثائق ودفاتر الحسابات المهمة، وتنظيم وإجراء اجتماعات مختلفة، وما إلى ذلك، فهم يؤدون أنشطتهم تحت إشراف لجنة إدارة الهيئة أو الجمعية المعنية.
-
سكرتير السفارة:
تقوم كل سفارة أو مفوضية عليا أو بعثة أجنبية بتعيين سكرتير لأداء بعض مهامها المهمة.
يتم تعيين أمين السفارة أو المفوضية العليا صافياً للسفير أو المفوض السامي.
في غياب السفير أو المفوض السامي، فإنه يدير السفارة أو مكتب اللجنة.
-
سكرتير جمعية تعاونية:
تعيّن اللجنة الإدارية لكل مجتمع تعاوني بشكل عام سكرتيرًا لإدارة المجتمع نيابةً عنهم.
يمكن تعيين أي عضو في الجمعية أو أي شخص آخر من الخارج كسكرتير متفرغ للجمعية براتب ثابت.
كما يؤدي أمناء الجمعيات التعاونية واجباتهم تحت الإشراف المباشر للجنة الإدارة.
-
سكرتير الهيئة المحلية:
عندما يتم تعيين شخص ما كرئيس تنفيذي لأي مؤسسة بلدية أو مجلس محلي أو أي هيئة محلية، يتم تعيينه أمينًا لتلك الهيئة.
يتم تعيين سكرتير أي هيئة محلية وفقًا لقواعد تلك الهيئة ويحدد القانون أيضًا وظائف الوزير وواجباته ومسؤولياته.
-
سكرتير الإدارة الحكومية:
بشكل عام، يتم تنفيذ الأنشطة الحكومية تحت مختلف الوزارات والإدارات.
يتم التحكم في كل وزارة أو إدارة بواسطة وزير بمساعدة سكرتير.
السكرتير هو الرئيس التنفيذي للوزارة، والوزير هو رئيس الوزارة.
-
سكرتير شركة:
سكرتير الشركة هو موظف رفيع المستوى في الشركة لديه مؤهلات مطلوبة.
تم تعيينه وفقًا للقواعد المنصوص عليها في قانون الشركات.
سكرتير الشركة مسؤول بشكل أساسي عن رعاية أعمال السكرتارية.
يحافظ بشكل عام على اتصال مع مجلس الإدارة والموظفين والمساهمين والأطراف الخارجية الأخرى.
اليوم، يعد سكرتير الشركة أحد أهم الأشخاص الذين يؤدون بعض الواجبات المحددة في شكل أعمال الشركة.
تتمثل المهام التي يؤديها سكرتير الشركة في حفظ الدفاتر والسجلات كما هو مطلوب بموجب قانون الشركة، وإصدار شهادات الأسهم، وإصدار الشهادات للاجتماعات، وترتيب الاجتماعات وحضورها، وصياغة المحاضر، وإرسال الإقرارات إلى السجل، إلخ.
