مراحل تنفيذ المشروع
تتميز كل مرحلة من مراحل تنفيذ المشروع بمجموعة من الأنشطة التي تأخذ المشروع من الفكرة الأولى إلى نهايته وكل مرحلة لها نفس الأهمية وتسهم في نجاح المشروع.
مراحل تنفيذ المشروع
مراحل تنفيذ المشروع تبدأ من قبل بدء المشروع من خلال التأكد من تحديد أهداف المشروع والمخاطر والميزانية والجدول الزمنى والنهج.
يجب إبلاغ هذا إلى جميع أصحاب المصلحة للحصول على موافقتهم وحل أى إختلافات في الرأى قبل بدء العمل.
أما بدء المشروع فهى المرحلة الأكثر أهمية في أي مشروع لأنها تحدد الإختصاصات التى سيتم تشغيل المشروع ضمنها.
مرحلة البدء الضعيفة غالباً ما تؤدى إلى مشاكل وحتى الفشل.
مراحل تنفيذ المشروع:
مدير المشروع وفريق العمل بالكامل لديهم هدف واحد مشترك وهو القيام بعمل المشروع لغرض تحقيق أهداف معينة.
كل مشروع له بداية وهى فترة متوسطة تحرك خلالها الأنشطة المشروع نحو الإنتهاء، ونهايته إما ناجحة أو غير ناجحة.
يحتوي المشروع الناجح عادةً على المراحل الأربع الرئيسية التالية ولكل منها جدول أعمال خاص به وهى البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق.
تمثل هذه المراحل المسار الذي يستغرقه المشروع من البداية إلى نهايته ويشار إليها عمومًا باسم “دورة حياة” المشروع وهى:
مرحلة البدء
خلال المرحلة الأولى من هذه المراحل، تم تحديد مرحلة البدء أو هدف المشروع أو حاجته ويتم توثيق استجابة مناسبة للحاجة في حالة العمل مع خيارات الحل الموصى بها.
يتم إجراء دراسة جدوى لمعرفة ما إذا كان كل خيار يتناول هدف المشروع ويتم تحديد الحل النهائي الموصى به.
بمجرد الموافقة على الحل الموصى به، يتم الشروع في المشروع وتحديد النواتج الرئيسية ومجموعات العمل المشاركة، ويبدأ فريق المشروع في التبلور.
طلب الموافقة من قبل مدير المشروع للإنتقال إلى مرحلة التخطيط التفصيلى.
مرحلة التخطيط
مرحلة التخطيط، المكان الذي يتم فيه تطوير حل المشروع بأكبر قدر ممكن من التفاصيل ويتم التخطيط للخطوات اللازمة لتحقيق هدف المشروع.
يحدد الفريق جميع الأعمال التي يتعين القيام بها، يتم تحديد مهام المشروع ومتطلبات الموارد إلى جانب إستراتيجية إنتاجها.
يتم إنشاء خطة مشروع تحدد الأنشطة والمهام والتبعيات والأطر الزمنية.
ينسق مدير المشروع إعداد ميزانية المشروع من خلال تقديم تقديرات التكلفة لتكاليف العمالة والمعدات والمواد.
تستخدم الميزانية لرصد ومراقبة نفقات التكلفة أثناء تنفيذ المشروع.
بمجرد تحديد فريق المشروع للعمل، وإعداد الجدول الزمنى، وتقدير التكاليف تكتمل العناصر الأساسية الثلاثة لعملية التخطيط.
هذا هو وقت ممتاز للتعامل مع أى شىء قد يشكل تهديدا للإنتهاء الناجح للمشروع ويسمى ذلك إدارة المخاطر.
يتم تحديد المشاكل المحتملة “عالية الخطورة” إلى جانب الإجراء الذي يجب إتخاذه إما للحد من إحتمال حدوث المشكلة أو لتقليل التأثير على المشروع.
يعد هذا أيضًا وقتًا مناسبًا لتحديد جميع أصحاب المصلحة في المشروع ووضع خطة إتصال تصف المعلومات المطلوبة وطريقة تقديمها ليتم إستخدامها لإبلاغ أصحاب المصلحة.
تحتاج إلى توثيق خطة الجودة، وتوفير أهداف الجودة، وإجراءات الضمان، والرقابة إلى جانب خطة القبول مع ذكر المعايير الواجب تحقيقها للحصول على قبول العميل.
مرحلة التنفيذ
المرحلة الثالثة مرحلة التنفيذ، يتم وضع خطة المشروع موضع التنفيذ ويتم تنفيذ أعمال المشروع ومن المهم الحفاظ على التحكم والتواصل حسب الحاجة أثناء التنفيذ.
يتم مراقبة التقدم بشكل مستمر وإجراء التعديلات المناسبة وتسجيلها كتباينات من الخطة الأصلية.
يقضي مدير المشروع معظم الوقت في هذه الخطوة، أثناء تنفيذ المشروع يقوم الأفراد بالمهام، ويتم الإبلاغ عن معلومات التقدم من خلال إجتماعات منتظمة للفريق.
يستخدم مدير المشروع هذه المعلومات للحفاظ على السيطرة على إتجاه المشروع من خلال مقارنة التقارير المرحلية مع خطة المشروع لقياس أداء أنشطة المشروع.
إتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة ويجب أن يكون المسار الأول للعمل دائمًا هو إعادة المشروع إلى مساره.
إذا لم يحدث ذلك، يجب على الفريق تسجيل الإختلافات من الخطة الأصلية وتسجيل التعديلات ونشرها على الخطة.
ينبغى إبقاء رعاة المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين على إطلاع بحالة المشروع ويجب تحديث الخطة ونشرها بشكل منتظم.
يجب أن تؤكد تقارير الحالة دائمًا على نقطة النهاية المتوقعة من حيث التكلفة والجدول الزمنى وجودة المخرجات.
يجب مراجعة كل مشروع يتم إنتاجه للتأكد من جودته وقياسه وفقًا لمعايير القبول.
بمجرد أن يتم إنتاج جميع التسليمات يصبح المشروع جاهزًا للإغلاق.
المرحلة الختامية
أثناء مرحلة الإغلاق النهائى أو مرحلة الإكمال، ينصب التركيز على الإفراج عن النتائج النهائية للعميل، وتسليم وثائق المشروع إلى الشركة، وإنهاء عقود الموردين.
يتم أيضا الإفراج عن موارد المشروع، وإبلاغ جميع أصحاب المصلحة بإغلاق المشروع.
الخطوة الأخيرة المتبقية هي إجراء دراسات مستفادة للدروس لفحص ما سارت الأمور بشكل جيد وما لم يحدث.
التحليل يساعد فى زيادة خبرة منظمة المشروع، مما سيساعد فرق المشروع المستقبلية.
