كيف أتعلم صياغة الخطابات.. تعرف على كيفية صياغة الخطابات
الخطابات كانت الوسيلة الأساسية للمراسلة في السابق، حيث كانت تستخدم في مراسلة الأصدقا وأفراد العائلة فهي كانت وسيلة التواصل الوحيدة المتاحة في الماضي ولها أسلوب للصياغة لابد من معرفته قبل كتابتها… ولقد خصصنا المقال التالي لنتعرف على كيف أتعلم صياغة الخطابات ؟
الخطابات
- سابقا كانت الخطابات تكتب طوال الوقت سواء إلي الأصدقاء، أو أفراد العائلة، أو لرئيس العمل، أو من أجل التعبير عن التعازي، والشكوى، ودعوة شخص ما لزيارة، وقبول الدعوة، وشكر الناس على كرم الضيافة، أو الهدايا.
- في الوقت الحاضر، لا نحتاج إلى كتابة الخطابات في كثير من الأحيان، لذلك أصبحت فنًا يحتضر؛ حيث أن رسائل البريد الإلكتروني، وتويتر، والفيس بوك، والمراسلة الفورية، ومع ذلك، لا تزال هناك أوقات تكون كتابة الخطاب مناسبة، ومن الجيد معرفة متى وكيف يتم كتابتها.
كيف أتعلم صياغة الخطابات ؟
أنواع الخطابات وكيفية صياغتها ؟
-
خطابات الشخصية
هي رسائل غير رسمية وتشمل
أ- خطابات الدعوة
- مثل دعوات حفلات الزفاف أو دعوة لجماعة بمناسبة محدده بعنوان رسمي، ويلزم فيها تحديد تاريخ المناسبة، ونوعها.
- وهذه الخطابات تكتب بصيغه وديه، وبخط اليد، ويراعي ترك مسافة أسفل الصفحة في الجهة اليسرى، أما متن الخطاب فيتضمن اسم المناسبة، وغرض الدعوة، ثم التوقيع
ب- صياغة خطابات الشكر:
- يكتب بصيغة موجزة، ومختصرة، و ذلك لشكر شخص معين ومجاملته والإشادة بكرمه، وحسن أخلاقه، وموافقتك علي قبول دعوته، أو شكره علي تقديم هديه ويكتب بخط اليد بطريقه وديه مع إرفاق بطاقة شكر
- أما إذا كنت لا تعرف المرسل اليه جيدا، ففي هذه الحالة عند كتابه خطاب شكر لتلقي دعوة حفل زفاف فتكتب إلي السيد : (الإسم) وكتبت إلى “السيد والسيدة [الإسم]”،
- ويجب أن تنتهي بـ “تفضلوا بقبول فائق الاحترام ، ثم اسمك [اسمك الكامل]”، واذا كنت ترغب في أن تكون أقل رسمية، اكتب “مع الشكر المتجدد، وأفضل التمنيات ،ثم [اسمك]”.
- أما إذا كنت تراسل صديقًا مقربًا، فيمكنك بدء الخطاب كما يحلو لك: “مع الكثير من الحب” أو “الحب لكم جميعًا” ، على سبيل المثال، متبوعًا باسمك الأول فقط.
-
خطابات رسمية
ولها عدة أشكال مثل
أ- خطابات طلب الوظائف:
- ويرسله من يبحث عن وظيفه؛ حيث يتضمن شرح لمؤهلات المرسل، والسيرة لكاتية، والتعريف بنفسه، ولماذا يرغب في هذه الوظيفة، ويتكون من أكثر من صفحه
ب – خطابات البيع:
- ويتضمن محاولة اقناع المرسل إليه بشراء سلعه معينه، وغالبا ما ترسله الشركات، ويحتوي علي عناصر لجذب انتباه المرسل إليه، وذكر مميزات السلعة.
ج- صياغة خطابات العمل
- يكتب الناس رسائل الأعمال لمجموعة متنوعة من الأسباب مثل طلب المعلومات، وإجراء المعاملات، لتأمين العمل، و يجب أن تكون المراسلات التجارية الفعالة واضحة، وموجزة، ومحترمة بنبرة، وتنسيق صحيح.
تحتوي رسالة العمل النموذجية على ثلاثة
1- مقدمة:
- تشير المقدمة إلى الجهة التي يتعامل معها الكاتب، عادة ما تكون المقدمة عبارة عن جملة أو اثنتين فقط.
2- الجسم:
- جسم الخطاب هو المكان الذي تذكر فيه عملك، قد يكون هذا القسم قصيرًا مثل بضع جمل، أو عدة فقرات في الطول، كل هذا يتوقف على درجة التفاصيل اللازمة لوصف الموضوع في متناول اليد.
3- الاستنتاج:
- الاستنتاج هو القسم الأخير الذي ستدعوه لاتخاذ إجراء مستقبلي، قد تكون هذه فرصة للتحدث شخصيًا، أو لطلب معلومات إضافية، أو إجراء معاملة
الهيكل العام للخطاب
يحتوي الخطاب الرسمي على بنية قياسية، وهي:
- عنوانك الكامل، وتاريخ الخطاب، و اسم الشخص الذي تكتب إليه
- عنوانهم البريدي الكامل
- ثم ابدأ الخطاب بكلمة السيد : [اسم المتلقي]، ثم موضوع الرسالة
- نص الرسالة، ثم تنهي الخطاب بكلمة مع فائق الاحترام، وتوقيعك، واسمك بالكامل
– أما إذا كنت ترغب في إرسال خطاب، أو شكوى إلى شركة، وقد قيل لك “فقط أرسلها إلى قسم خدمة العملاء”.
فتكون صياغة الخطاب كالتالي :
أ- ابدأ الخطاب ب “إلى من يهمه الأمر”.
- قم بتوجيه الخطاب إلى “رئيس خدمة العملاء” على عنوان الشركة، ثم استخدم “سيدي العزيز”، فهذا هو الشكل الصحيح من الناحية الفنية عندما لا تعرف اسم الشخص
ب- كقاعدة عامة، يجب عليك كتابة رسائل الأعمال وطباعتها، وكتابة الأحرف الشخصية يدويًا، أما إذا كنت تكتب باليد، فاستخدم الحبر الأزرق أو الأسود.
صياغة الخطاب غير الرسمي
– إذا كنت تكتب خطاب غير رسمي، يمكنك حذف اسم المستلم وعنوانه، ويمكنك أيضًا توقيعه بشكل غير رسمي: “مع الحب” ، أو “مع أطيب التمنيات”، بدلاً من “فائق احترامي “، والتوقيع فقط اسمك الأول، حذف اسمك ولقبك.
– تختلف أشكال التوقيع على خطاب اعتمادًا على كيفية معالجتك له، القاعدة هي أنك إذا قمت بمعالجتها “سيدي العزيز”، فسوف تقوم بتوقيع “تفضلوا بقبول فائق الاحترام”، وإذا قمت بالتحدث إلى الشخص بالاسم، فقمت بالتوقيع “مع اخلاصي “.
القواعد العامة لصياغة الخطابات
لا توجد قواعد صارمة لكتابة الخطاب يعتمد تنسيق الخطاب علي المرسل إليه
1- بالنسبة لصديق أو شخص مقرب، فإن الرسالة المكتوبة بخط اليد هي عادة أفضل طريقة للخطاب.
2- بالنسبة لجهات الاتصال التجارية، أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا، فإن الخطاب الرسمي المكتوب بالألة يكون دائمًا هو الخيار الأنسب.
3- قبل أن تبدأ الخطاب: تبدأ الأحرف الرسمية باسم المرسل، وعنوانه مثل السيد : ” الاسم”
4- السطر التالي من خطاب رسمي أو غير رسمي هو التاريخ.
5 – ثم اكتب اسم وعنوان المتلقي
6- مقدمة الخطاب
- تخطي مسافة من أي عناوين قد أضفتها يمكنك البدء بـ “مرحباً” أو أي تحية عرفية أخري إذا كان الخطاب شخصي، أما إذا كان الخطاب لجهة رسمية فإبدأ بالسيد، ثم اسم المرسل إليه، أو استخدم التحية العامة “لمن يهمه الأمر”، واتبع الفاصلة لجميع التحيات
7- متن الخطاب
- يجب أن يكون متن الخطاب الرسمي واضح، وخالي من الأخطاء
8- انهاء الخطاب
- اترك فراغًا بين فقرة انهاء الرسالة والتي تكون عادة “مع خالص التقدير”، في الخطاب الرسمي، أو مع اخلاصي في الخطاب الشخص، اترك فراغين آخرين للخطوة الأخيرة – توقيعك! اكتب اسمك بالكامل تحتها في رسائل رسمية، واسمك الأول في الخطاب الشخصي
