الرسالة هي معلومات أو طلب ترسله إلى شخص ما، أو تتركه عندما لا تستطيع التحدث إليه مباشرة، وتتكون من عدة عناصر مثل، المرسل، المحتوى، المستقبل، ويتم إرسالها بعدة طرق فقد ترسل بواسطة البريد أو البريد الإلكتروني، أو من خلال الرسائل النصية بواسطة التليفون وغيرها من الوسائل، للمزيد تعرف على ما هو مفهوم الرسالة
ما هو مفهوم الرسالة
الرسالة لغويا:
الاتصالات المكتوبة أو المطبوعة الموجهة إلى شخص أو منظمة، وتكون في شكل خطاب، وعادة ما يتم إرسالها عن طريق البريد، أو التليفون، أو البريد الإلكتروني، وتعد الرسالة أحد أشكال النثر في الأدب، وقد بدأت في العصر الجاهلي وتطورت بشكل تدريجي بتطور المجتمعات.
الرسالة الشفهية:
هي المعلومات التي ينقلها المرسل” المتحدث” إلى المستقبل مباشرة بشكل شفوي، من خلال لغة الجسد ونبرة الصوت .
العناصر الأساسية لعملية الاتصال:
كلما أجريت محادثة أو قمت بإرسال رسالة نصية إلى صديق، أو قدمت عرضًا تقديميًا عن العمل، فأنت تقوم بالتواصل، في أي وقت يجتمع فيه شخصان أو أكثر لتبادل الرسائل، يشاركون في هذه العملية الأساسية، على الرغم من أن الأمر يبدو بسيطًا، إلا أن التواصل معقد جدًا في الواقع ، مع عدد من المكونات.
تعريف عملية الاتصال:
يشير مصطلح عملية الاتصال إلى تبادل المعلومات (رسالة) بين شخصين أو أكثر، لتحقيق النجاح، يجب أن يكون الطرفان قادرين على تبادل المعلومات، وفهم بعضهما البعض، إذا تم حظر تدفق المعلومات لسبب ما، أو إذا كانت الأطراف غير قادرة على فهم نفسها، فسيفشل الاتصال.
عناصر الرسالة:
المرسل:
تبدأ عملية الاتصال بالمرسل، والذي يُطلق عليه أيضًا اسم جهة الاتصال أو المصدر، لدى المرسل نوعًا من المعلومات، أمر أو طلب أو سؤال أو فكرة، يريد تقديمها للآخرين، لكي يتم تلقي تلك الرسالة، يجب على المرسل أولاً تشفير الرسالة في شكل يمكن فهمه، مثل استخدام لغة مشتركة ذ، ثم إرسالها.
المستقبل:
الشخص الذي يتم توجيه الرسالة إليه يسمى المتلقي، أو المترجم الفوري، لفهم المعلومات من المرسل، يجب أن يكون المتلقي أولاً قادرًا على استلام معلومات المرسل، ثم فك تشفيرها أو تفسيرها.
المتوسط:
وتسمى أيضًا القناة، الوسيط هو الوسيلة التي يتم بها إرسال الرسالة، الرسائل النصية، على سبيل المثال، تنتقل عبر وسيط الهواتف المحمولة، وقد يكون الوسيط من خلال شخص يحملها، أو البريد الإلكتروني.
ردود الفعل:
تصل عملية الاتصال إلى النقطة الأخيرة، عندما يتم نقل الرسالة وتلقيها وفهمها بنجاح، قد تكون التعليقات مباشرة، مثل استجابة كتابية أو لفظية، أو قد تتخذ شكل فعل أو فعل ردا (غير مباشر).
الخطابان:
قبل ظهور التكنولوجيا الحديثة التي جعلت التواصل سهلاً للغاية، كان يعتبر فن كتابة الخطاب متطلبًا مهمًا، حتى اليوم تعد الرسالة وسيلة هامة للاتصال في كل من مساحة العمل، وكذلك في حياتنا الشخصية.
الآن وبعد أن أصبحت رسائل البريد الإلكتروني، والنصوص وأشكال أخرى من هذا القبيل هي القاعدة للتواصل، أصبح فن كتابة الخطاب في المقعد الخلفي، ومع ذلك، حتى اليوم يتم الكثير من اتصالاتنا، وخاصة النوع الرسمي، عبر الخطابات، سواء كانت خطاب تغطية لوظيفة، أو البنك الذي يرسل إليك رسالة تذكير أو خطاب قبول جامعي، فإن الرسائل لا تزال وسيلة اتصال مهمة، وهذا هو السبب في أنه من المهم أن نعرف تعقيدات كتابة الرسالة.
أنواع الرسائل:
هناك نوعان من الرسائل، وهما الرسائل الرسمية والرسائل غير الرسمية،هناك أيضًا أنواع قليلة من الرسائل استنادًا إلى محتواها، والإجراءات الشكلية، والغرض من كتابة الرسائل وما إلى ذلك.
الخطاب الرسمي:
تتبع هذه الخطابات نمطًا وشكلًا معينين، يتم الاحتفاظ بهم بدقة المهنية في الطبيعة، ومعالجة مباشرة للقضايا المعنية، يندرج أي نوع من خطاب الأعمال أو الخطاب الموجه إلى السلطات ضمن هذه الفئة المحددة.
خطاب غير رسمي:
هذه رسائل شخصية، لا يحتاجون إلى اتباع أي نمط محدد، أو الالتزام بأي إجراءات شكلية، أنها تحتوي على معلومات شخصية أو محادثة مكتوبة، تتم كتابة الرسائل غير الرسمية عمومًا للأصدقاء والمعارف والأقارب وما إلى ذلك.
خطاب الأعمال:
يتم كتابة هذه الرسالة بين مراسلي الأعمال، وتحتوي عمومًا على معلومات تجارية مثل، عروض الأسعار والأوامر والشكاوى والمطالبات، وخطابات المجموعات وما إلى ذلك، هذه الرسائل دائمًا ما تكون رسمية تمامًا وتتبع هيكلًا ونمطًا من الإجراءات الشكلية.
طريقة كتابة الرسائل:
يمكنك العثور على أربعة عناصر أساسية في كل من الرسائل الرسمية وغير الرسمية: تحية، مقدمة، نص أساسي وخاتمة مع توقيع.
التحية:
تبدأ الرسائل الرسمية غالبًا بعزيزي سيدي / سيدتي، إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي تكتب إليه، فاستخدمه بدلاً من سيدي / سيدتي.
المقدمة:
المقدمة لا يجب أن تكون طويلة بشكل خاص، اشرح في جملة أو جملتين سبب كتابتك.
الجسم:
هذا هو المكان الذي يتعين عليك فيه تحديد المعلومات التي تحتاجها للتواصل، كن موجزا ولكن لا تنس تقديم جميع المعلومات اللازمة، في الرسائل الرسمية وشبه الرسمية، يجب عليك أيضًا تضمين استنتاج رسمي.
إغلاق وتوقيع:
عندما يكون اسم المرسل إليه غير معروف، يجب استخدام عبارة “بإخلاص”.
المراجع
