تنفيذ المشروع عملية تتكون من سلسلة من الخطوات المنظمة التي إذا تم تنفيذها بشكل صحيح لزيادة الموارد إلى الحد الأقصى، وللمزيد تعرف على خطوات تنفيذ مشروع.
خطوات تنفيذ مشروع
خطوات تنفيذ مشروع:
الخطوة 1: طلب الإرشاد
يجب على مديرى المشروع لأول مرة العثور على شخص يمكنه توجيههم خلال عملية إتمام المشروع.
يجب أن يكون هذا المستشار شخصًا في عمل مشابه وبالتالي يكون أكثر تحمسًا وإذا لم يكن ذلك ممكنًا، يجب على المدير طلب الإستشارة من أى فرد لديه خبرة في إدارة المشروع بشكل عام.
يجب أن يكون هذا المستشار على الأقل على دراية بالصناعة أو نوع المشروع.
يمكن أيضا لمدير المشروع البحث عن أشكال من التعليم الذاتى والتوجيه من خلال قراءة مقالات إخبارية أو حضور ندوة عبر الإنترنت.
الخطوة 2: الحصول على أدوات وبرامج مناسبة لإدارة المشاريع
يجب على مديرى المشروع التأكد من وجود البنية التحتية الداعمة المناسبة من أجل تسهيل إنجاز المشروع.
يتضمن ذلك: أجهزة الإتصالات والبرامج وأجهزة الكمبيوتر وأى برامج خاصة بإدارة المشروع.
الخطوة 3: توضيح تفاصيل المشروع
واحدة من أولى المهام المعينة إلى مدير المشروع هى إنشاء دليل للمشروع، يجب أن يتضمن ما يلى:
- ما الذي سينجزه المشروع، أو ما هي أهدافه؟
- ما هو الإطار الزمني لإنجاز المشروع؟
- ما هي ميزانية المشروع؟
- من سيشارك في إستكمال المشروع إلى جانب المهام المعينة؟
- ما الطريقة (الطرق) التي سيتم إستخدامها لإكمال المشروع؟
- كيف سيتم التعامل مع مخاطر المشروع؟
الخطوة 4: المسئولية بين أعضاء فريق المشروع
يعمل العديد من الأفراد في مشروع مع تقديم كل منهم مدخلاتهم الخاصة و يجب أن يكون جميع الأعضاء واضحين بشأن أدوارهم وواجباتهم.
يجب أن يكون هناك أيضًا نظام معمول به لضمان تحديث الجميع بإنتظام خلال جدول المشروع ويجب على مديرى المشاريع أيضًا مراعاة أى إختلافات في الثقافة.
الخطوة 5: قياس التقدم
يجب على مدير المشروع وضع خطة لقياس تقدم المشروع وكفاءته من أجل تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى معلومات أو موارد إضافية لإكمال المشروع.
لمعرفة أيضا إذا كان ينبغى تحويل الموارد أو إتباع نهج جديد فى المشروع.
تشمل نقاط الإتصال الرئيسية لأي مدير مشروع: إدارة الأداء ومراقبة الجودة، وكذلك مدى إلتزام موظفى المشروع بالإطار الزمنى المقدر والميزانية المحددة.
الخطوة 6: وثيقة معلومات المشروع
يساعد توفير وثائق سهلة الفهم ودقيقة في ضمان أن تكون جميع الأطراف المعنية واضحة حول أهداف المشروع والإطار الزمنى وجدول الأعمال والميزانية طوال مدة المشروع.
يجب على المدير أيضًا أن يسجل بعناية أي تقييمات للمشروع تم إجراؤها على طول الطريق وأي مشكلات تمت مصادفتها أو التغييرات التي بدأت.
الخطوة 7: التواصل مع الإدارة العليا وعملاء المشروع
بصرف النظر عن الاجتماعات المنتظمة مع أعضاء الفريق، يكون مدير المشروع مسؤولًا أيضًا عن ضمان إبقاء المشرفين أو العملاء على إطلاع جيد طوال فترة تقدم المشروع.
القليل من التخطيط والجهد يمكن مديري المشاريع عديمى الخبرة من تنفيذ المشروع بشكل فعال وزيادة فرص نجاح المشروع بشكل كبير.
نصائح لإنشاء مشروع:
بناء خطة المشروع
عند بناء خطة المشروع، حدد أولاً الأهداف الأساسية وبعض الأسئلة التى تطرحها على نفسك هى:
– ماذا تحاول تحقيقه؟ يجب أن تعادل أهدافك برامج التشغيل الأساسية.
– هل لديك الموارد الداخلية للتنفيذ والتسليم؟ يمكن أن تشمل الموارد الداخلية مديرى المشاريع، خبراء وإدارة الأعمال.
– ما هي الآثار المترتبة على التكلفة؟ حدد تكاليف جميع الموارد حتى تتمكن من ربط هذه المكونات بميزانية الشركة.
خلال المشروع حافظ على تركيزك على الأهداف الأساسية لتساعدك على البقاء على المسار الصحيح وفى حدود الميزانية المحددة.
إدارة الموارد
هل لديك الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المشروع؟ هل يمكن لفريقك الحالى إدارة العملية دون مساعدة إضافية؟ إذا لم يكن الأمر كذلك فربما يلزم العمل مع شريك خارجى.
تأكد من إختيار شريك يتمتع بسجل حافل في تقديم المجالات الأكثر إحتياجًا لمشروعك وشركتك.
التزم بجدولك
أثناء قيامك بتجميع كل هذه القطع معًا، تأكد من الإلتزام بجدولك الأصلى.
الخطة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق الأهداف المحددة، لا تقضى الكثير من الوقت فى أشياء أخرى.
تقييم الأثر
بمجرد الإنتهاء من كل أهداف مشروعك وبلوغها، من المهم تقييم التأثير ومعرفة كيف تعمل الأنظمة أو الموارد التي تم وضعها الآن بعد إكتمالها.
إرسال تقييم أو إستطلاع قصير إلى قادة الأعمال الأساسيين في مؤسستك لقياس التأثير على فرقهم أو نظمهم بعد المشروع.
يكون لديك فهم أفضل لما حدث بشكل جيد وكيف يمكنك تحسين مهمتك التالية، بالإضافة إلى ذلك تأكد من إجراء جميع ترتيبات الدفع على جميع الخدمات المقدمة. عند قيامك بذلك سيرغب أى بائع ذو قيمة عالية فى العمل مع مؤسستك فى أى مشاريع جديدة في المستقبل القريب.
