مراحل إنجاز مشروع
يمر كل مشروع عمل رئيسي بخمس مراحل، قد يختلف الطول والتفاصيل من مشروع لآخر ولكن سيظل الجميع يتبعون نفس الإطار الأساسي، للمزيد تعرف على مراحل إنجاز مشروع.
مراحل إنجاز مشروع
بدء المشروع
هذه هي بداية المشروع والهدف من هذه المرحلة هو تحديد المشروع على مستوى واسع.
تبدأ هذه المرحلة عادة بحالة عمل، هذا هو الوقت الذي سوف تبحث فيه ما إذا كان المشروع ممكنًا وإذا كان ينبغي تنفيذه.
إذا كانت هناك حاجة لإجراء اختبار الجدوى فهذه هي مرحلة المشروع الذي سيتم فيه الانتهاء.
سيبذل أصحاب المشروع المهمون العناية الواجبة للمساعدة في تقرير ما إذا كان المشروع عبارة عن “انتقال”، إذا تم إعطاء الضوء الأخضر فستحتاج إلى إنشاء ميثاق مشروع أو مستند بدء مشروع (PID) يحدد الغرض والمتطلبات الخاصة بـ المشروع. يجب أن يتضمن احتياجات العمل وأصحاب المصلحة وحالة العمل.
تخطيط المشروع
هذه المرحلة هي مفتاح الإدارة الناجحة للمشروع وتركز على تطوير خارطة طريق يتبعها الجميع، تبدأ هذه المرحلة عادةً بتحديد الأهداف، من الطرق الأكثر شيوعًا لتحديد الأهداف SMART و CLEAR.
خلال هذه المرحلة يتم تحديد نطاق المشروع ووضع خطة لإدارة المشروع، أنه ينطوي على تحديد التكلفة والجودة والموارد المتاحة وجدول زمني واقعي.
تتضمن خطط المشروع أيضًا إنشاء خطوط أساس أو مقاييس أداء، يتم إنشاء هذه باستخدام نطاق وجدول وتكلفة المشروع، خط الأساس ضروري لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح.
في الوقت الحالي يتم تحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح بحيث يعرف كل من يشاركون فيها ما يتحملون المسؤولية عنه.
تنفيذ المشروع
هذه هي المرحلة التي يتم فيها تطوير وإتمام النواتج، يبدو هذا غالبًا ما يشبه لحم المشروع حيث يحدث الكثير خلال هذا الوقت مثل تقارير الحالة والاجتماعات وتحديثات التطوير وتقارير الأداء، عادة ما يمثل اجتماع “البداية” بداية مرحلة تنفيذ المشروع حيث يتم إطلاع الفرق المشاركة على مسؤولياتها.
تشمل المهام المنجزة أثناء مرحلة التنفيذ ما يلي:
- تطوير فريق
- تخصيص الموارد
- تنفيذ خطط إدارة المشروع
- إدارة المشتريات إذا لزم الأمر
- تنفيذ المشروع
- إعداد أنظمة التتبع
- يتم تنفيذ مهام المهمة
- اجتماعات الحالة
- تحديث جدول المشروع
- تعديل خطط المشروع حسب الحاجة
بينما تحتوي مرحلة مراقبة المشروع على مجموعة مختلفة من المتطلبات فإن هاتين المرحلتين غالباً ما تحدثان في وقت واحد.
نصيحة: فكر في استخدام برنامج إدارة المشاريع المستندة إلى مجموعة النظراء حتى يتمكن أعضاء الفريق من تحديث حالة المهمة في الوقت الفعلي.
أداء المشروع / الرصد
هذا كله يتعلق بقياس تقدم المشروع وأدائه وضمان توافق كل شيء يحدث مع خطة إدارة المشروع.
سيستخدم مديرو المشروع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحديد ما إذا كان المشروع على المسار الصحيح أم لا، عادة ما يختار مدير إدارة المشاريع اثنين إلى خمسة من مؤشرات الأداء الرئيسية هذه لقياس أداء المشروع:
أهداف المشروع: يعتبر قياس ما إذا كان المشروع في الموعد المحدد والميزانية إشارة إلى ما إذا كان المشروع سوف يحقق أهداف أصحاب المصلحة.
نواتج الجودة: يحدد هذا ما إذا كان قد تم الوفاء بتسليمات مهمة محددة.
الجهد وتتبع التكلفة: سوف يقوم المسؤولون التنفيذيون بحساب الجهد وتكلفة الموارد لمعرفة ما إذا كانت الميزانية على المسار الصحيح أم لا، يُعلم هذا النوع من التتبع ما إذا كان المشروع سوف يفي بتاريخ الانتهاء بناءً على الأداء الحالي.
أداء المشروع: هذا يراقب التغييرات في المشروع، يأخذ في الاعتبار مقدار وأنواع المشكلات التي تنشأ ومدى سرعة معالجتها، يمكن أن تحدث هذه من العقبات غير المتوقعة وتغيير النطاق.
مرحلة إغلاق المشروع
تمثل هذه المرحلة المشروع المكتمل، يتم إنهاء المقاولين المعينين للعمل على وجه التحديد في المشروع في هذا الوقت.
يتم التعرف على أعضاء الفريق الثمين، حتى أن بعض رؤساء المشاريع ينظمون فعاليات عمل صغيرة للأشخاص الذين شاركوا في المشروع لشكرهم على جهودهم.
بمجرد اكتمال المشروع سيعقد رئيس الوزراء في كثير من الأحيان اجتماعًا يشار إليه أحيانًا باسم “الوفاة بعد الوفاة” تقييم ما حدث بشكل جيد في المشروع وتحديد إخفاقات المشروع، هذا مفيد بشكل خاص لفهم الدروس المستفادة بحيث يمكن إجراء تحسينات للمشاريع المستقبلية.
بمجرد اكتمال المشروع لا يزال يتعين على المسؤولين التنفيذيين تنفيذ بعض المهام، سيحتاجون إلى إنشاء قائمة punch قائمة بالأشياء التي لم يتم إنجازها أثناء المشروع والعمل مع أعضاء الفريق لإكمالها.
أداء ميزانية المشروع النهائية وإعداد تقرير المشروع النهائي، أخيرًا سوف يحتاجون إلى جمع جميع مستندات المشروع والتسليمات وتخزينها في مكان واحد.
المراجع
